15 czerwca 2016 Udostępnij

Czy imprezę firmową warto zorganizować samemu, czy lepiej przez agencję eventową?

Tak naprawdę bardzo trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na postawione w tytule pytanie. Wszystko zależy od pracodawcy i budżetu, jakim dysponuje, oraz jego umiejętności organizacyjnych, ponieważ zaplanowanie imprezy firmowej dla pracowników nie jest wcale proste. Składa się z wielu złożonych elementów i spraw, nad którymi trzeba cały czas czuwać. Jeśli jesteś doświadczonym organizatorem eventów firmowych, wszystko w porządku, ponieważ znasz reguły i wiesz, na co zwrócić uwagę. Natomiast jeśli dopiero zaczynasz, musisz się poważnie zastanowić nad tym przedsięwzięciem.

Nie chodzi tylko o pieniądze. Chodzi również o Twój czas i skupienie uwagi na różnych kwestiach. Lista i profil uczestników, zaproszenia, miejsce, kwestia przekąsek i jedzenia, bezpieczeństwa, rozrywek i atrakcji… jest tego sporo. Oczywiście wszystko to planowane jest w słusznym celu – w ramach integracji między pracownikami, budowaniu więzi, odpoczynku i relaksu, docenieniu ciężkiej pracy. Niestety, liczy się głównie efekt. Każde wydarzenie w firmie jest również narzędziem do jej promowania i pokazywaniu się w publicznym świetle. W takiej sytuacji naprawdę nic nie może nawalić, ponieważ porażki dzisiaj się nie wybacza zbyt łatwo.

Dlatego powierzenie organizacji imprezy firmowej czasem warto oddać w ręce profesjonalnej eventowej firmie. Taka firma zadba w każdym szczególe o plan i realizację nawet najtrudniejszych podpunktów. A jeśli coś wyjdzie nie tak… zawsze można zrzucić odpowiedzialność na nich.

Co jest ważne w organizacji imprezy firmowej? Oprócz podstawowych rzeczy, istotną zdaje się być kwestia bezpieczeństwa. Wiadomo, że raczej wszyscy pracownicy nie spędzą całego wieczoru z kieliszkiem wina w ręce. Może się również zdarzyć, że na imprezę dostaną się osoby z zewnątrz, które wykorzystają ogólne zamieszanie i luźniejszą atmosferę. Profesjonalna firma eventowa zapewni spokój, ponieważ przewiduje, jakie sytuacje – te mniej i te bardziej ekstremalne mogą się wydarzyć. Zatrudni ona specjalne osoby, które zajmą się tylko ochroną danej imprezy. Poza tym, nawet jeśli dojdzie do jakiegoś niebezpiecznego wydarzenia, będzie wiadomo jak zareagować i gdzie udać się po pomoc.

Jeśli nie jesteś pewien, czy podołasz samodzielnej organizacji imprezy, rozważ wynajęcie specjalnej firmy. Zanim podpiszecie jakąkolwiek umowę czeka was rozmowa konsultacyjna, w której przedstawisz wszystkie swoje oczekiwania i pomysły. Warto szanować swój czas.